Diese neue Serie führt Sie ein in das Arbeiten mit Veox Shine am lockeren Beispiel eines Auftrages für eine fiktive Webdesign Agentur „Herbert Müller Grafik und Design Agentur“ zur Erstellung einer Webseite für einen Kunden. Der Auftragstyp ist in ähnlicher Form natürlich auch auf andere vergleichbare Projekttypen bzw. Auftragsformen übertragbar. Das konkrete Beispiel eines Webdesign – Auftrages ist dabei als exemplarisch anzusehen.
Die Artikelserie über die nächsten Wochen zeigt Ihnen:
Kapitel 1: wie Sie Mitarbeiter anlegen und Fähigkeiten hinterlegen und dadurch gezielt geeignete Mitarbeiter für ein Projekt auswählen. Dies ist natürlich insbesondere relevant, wenn Sie eine Agentur mit vielen Mitarbeitern und mit unterschiedlichen Qualifikationen haben.
Kapitel 2: wie Sie eine Kundenadresse inklusive Ansprechpartner anlegen, und diesen Journaldaten hinterlegen können, um z.B. zu einem späteren Zeitpunkt abgelaufene Prozesse besser nachvollziehen zu können. Zudem lernen Sie, wie Sie diesen diesen Kundendatensatz wichtige Dokumente hinterlegen (wie z.B. Angebot, Projektbeschreibung…) können sowie wichtige / interessante Notizen. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen effizienten Abruf wichtiger Informationen wann immer Sie diese benötigen
Kapitel 3: wie Sie den Designauftrag effizient in Form eines Projektes und Tasks, die die einzelnen Projektphasen übersichtlich gliedern, abbilden können, so dass Sie den Überblick behalten und Projekte schneller und erfolgreicher abwickeln können
Kapitel 4: wie Sie die täglichen Arbeiten in Aufgaben organisieren, die sowohl dem Kunden als auch dem Projekt zugeordnet sind und an Mitarbeiter delegiert werden
Kapitel 5: wie Sie Zeitaufwendungen erfassen, um eine Informationsbasis für zukünftige Projekte zu erhalten sowie natürlich für Abrechnungszwecke.
Kapitel 6: wie Sie die Finanzfunktionen in Veox Shine einsetzen
Los geht es:
Kapitel 1: wie Sie Mitarbeiter anlegen und Fähigkeiten hinterlegen
Als Einzelunternehmer oder in einem kleinen Betrieb mit 2-3 Mitarbeitern ist die Anlage von Mitarbeitern bzw. Fähigkeiten sicherlich weniger notwendig. Ganz anders sieht dies aber vielleicht bei 5,10 oder mehr Mitarbeitern aus. Hier ist es durchaus wichtig die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter zu erfassen, um bei neuen Projekten schnell die richtigen Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten auswählen zu können.
Mitarbeiter werden im Modul „Unternehmen erfasst“, optional können Sie hier auch Abteilungen erfassen, denen Sie dann Mitarbeiter zuweisen können. Sie können aber natürlich auch Mitarbeiter direkt dem Unternehmen, also dem obersten Eintrag zuweisen.
Eine detaillierte Vorgehensweise wie Sie im „Unternehmensmodul“ Abteilungen und Mitarbeiter anlegen können, können Sie entweder der Hilfe zum Programm oder unserem Tutorial „Tutorial: Mitarbeiter, Abteilungen und Teams “ entnehmen. Diese finden Sie auf unserer Webseite http://www.veox.de auf der Seite „Service / Manuals“. Oder schauen Sie in unsere Online-Hilfe
Entscheidend für die hier gestellte Aufgabe ist das Anlegen und Zuweisen von Fähigkeiten. Hierzu wählen Sie den Mitarbeiter im Unternehmensmodul links im Baum aus, nun werden die Mitarbeiterdaten in der Maske rechts angezeigt. Wählen Sie nun rechts unten „Profil“. Damit gelangen Sie auf einen mehrseitigen Bereich, in dem Sie sowohl Daten wie z.B. Journaleinträge des Mitarbeiters anzeigen können als auch Fähigkeiten für diesen Mitarbeiter hinterlegen können.
Z.B. wurde eine Mitarbeiterin Karin Maler angelegt, die der Abteilung Design zugewiesen ist.
Die Profilseite „Fähigkeiten“ zeigt folgende zugewiesene Daten an:
Unten auf der Profilseite stehen Ihnen Schaltflächen zur Verfügung, um neue Fähigkeiten dem Mitarbeiter zuzuweisen oder vorhandene zu bearbeiten.
Dies erfolgt in einem separaten Dialog:
Hier weisen Sie die Fähigkeiten dem Mitarbeiter zu. Die vorhandenen Fähigkeiten werden in einer eigenen Liste mit frei eingebbaren Daten eingepflegt. Eine Liste deshalb, damit die verwendeten Begriffe einheitlich sind und nicht etwa Mitarbeiter Begriffe die eigentlich identisch sind, in unterschiedlicher Form erfassen. Im Dialog Fähigkeiten bearbeiten können Sie Angaben zu der zugewiesenen Fähigkeit verfeinern, z.B. drch „Jahre Erfahrung“, „Kenntnisstand“.
Einmal eingepflegt können Sie im Mitarbeitermodul gezielt nach Fähigkeiten suchen und bei der Auswahl eines Mitarbeiters für ein Projekt werden die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter angezeigt. Dies erleichtert Ihnen die Auswahl des geeigneten Mitarbeiters.
Um den Rahmen eines Blogbeitrages nicht zu sprengen, können wir an dieser Stelle natürlich nur einen Ausschnitt zu den Möglichkeiten veröffentlichen. Es ist aber geplant hier einen ausführlichere PDF-Artikel zu erstellen bzw. zur Verfügung zu stellen.
Auch sei immer verwiesen:
- auf unsere Tutorials
- die Online – Hilfe auf www.veox.de
- und natürlich die Programmhilfe – Funktion
Der nächste Beitrag zu dieser Serie beschäftigt sich dann mit Firmenadressen und Ansprechpartnern in Kapitel 2 Kundenadresse (ein)pflegen
(translated by Google)
