Nicht jedes Projekt wird nach Zeit abgerechnet, sondern zum Festpreis, in diesem Fall benötigen Sie das Zeiterfassungsmodul auf den ersten Blick nicht. Dennoch sollten Sie erwägen es auch dann einzusetzen.
Denn die Erfassung bündelt auch Wissen, Wissen welche Aufgaben wie viel Zeit benötigen. Dies kann dann eine wertvolle Quelle sein, wenn Sie ein Angebot mit ähnlichen Anforderungen abgeben wollen oder müssen. Greifen Sie auf Ihren Erfahrungsschatz zu, denn :

• Sie können Ihr Angebot schneller abgeben
• Sie können genauere Angaben machen, d.h. das Risiko einen Auftrag zu verlieren, weil Sie zu viel angesetzt hatten, wird vermindert. Andererseits schwindet die Gefahr zu wenig anzusetzen, denn nichts ist schwieriger als einem Kunden später klar zu machen, dass alles viel länger dauert….

Im Rahmen der Zeiterfassung (die eine projektbezogene ist) erfassen Sie Ihre Zeiten, die Sie den Projekten und Tasks zuweisen können. Der Kunde wird dabei automatisch an Hand des Projektes ermittelt. Die Zeitdauer wird je nach Einstellung im Programm über Start- Endzeit automatisch vom Programm ermittelt oder Sie geben die Dauer manuell ein. Diese wird in Minuten angegeben – ein optionaler Hilfsrechner ermöglicht Ihnen aber auch die Eingabe über Tage: Stunden: Minuten. Tage stellt dabei aber nicht unbedingt 24 Stunden, sondern die Länge des Arbeitstages. Dieses können Sie in den Programmeinstellungen festlegen.

Mitunter gibt es einen Unterschied zwischen erfasster und berechneter Dauer, daher können Sie hier getrennte Werte eintragen. Für die Berechnung werden aber nur die berechneten Werte verwendet.

Um nicht alle Daten in der Zeitentabelle ansehen zu müssen, sondern nur die des betreffenden Projektes wählen Sie das Projekt (oder wenn Sie weiter einschränken möchten) den entsprechenden Task aus in der Navigationsbar links.  Haben Sie dennoch viele Einträge können Sie diese auch über die Datumskriterien links weiter einschränken oder gar eigene Zeitregeln mit einem von Ihnen wählbaren Start- und Endtermin festlegen. Oberhalb der Tabelle finden Sie immer eine Zusammenfassung

• der erfassten und berechneten Zeiträge
• und wie viel davon jeweils bereits erledigt (also z.B. weiterberechnet ist).

Möchten Sie einen Teil der Einträge (oder alle) als Erledigt markieren, z.B. nachdem diese Eingang in eine Berechnung gefunden haben, so genügt es die betreffenden Einträge zu markieren und aus dem Menü der Schaltfläche ‘Berechnen’ die entsprechenden Befehle auszuwählen. Sobald Sie Einträge als erledigt markieren öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Referenzeintrag vornehmen können. Dies kann z.B. eine Rechnungsnummer sein. Damit können Sie auch später noch jeden einzelnen Eintrag mit einer bestimmten Rechnung in Verbindung setzen, z.B. wenn Korrekturen notwendig sein sollten.

Verschiedene Ausgabeoptionen und Reportformate unterstützen Sie beim Ausdruck und der Dokumentation Ihrer Daten, z.B., wenn Sie Ihre Zeitaufwendungen beim Kunden belegen möchten oder müssen.

Die Zeiterfassung bietet Ihnen auch verschiedene Auswertungsregister an, die Sie wiederum zur Analyse Ihrer Projekte und Tätigkeiten nutzen können, was z.B. sinnvoll ist im Hinblick auf zukünftige Projekte.

Zusammenfassend unterstützt Sie die Zeiterfassung bei

• der Selbstkontrolle
• bei Abrechnungswecken bzw. Vorbereitung für die Rechnungslegung
• bei der Dokumentation / Belegwesen für Ihren Kunden
• zur Informationsgewinnung zur genaueren Kalkulierung zukünftiger Projekte

Der nächste Abschnitt unserer kleinen Serie “Projekt durchführen mit Veox Shine” befasst sich dann mit den Finanzfunktionen von Veox Shine (auch in Kombinationen mit der Zeiterfassung), die sowohl der Abrechnung als auch der Informationsgewinnung für zukünftige Projekte dienen kann.