Teil 1 von Projektplanung hat beschrieben, wie Sie die Basisdaten eines Projektes definieren. Das Projektmodul ermöglicht es aber noch weitere projektrelevante Informationen zu hinterlegen, so dass Sie eine umfassende Informationsübersicht zu Ihrem Projekt erhalten.Die Miniserie geht dabei davon aus, dass Sie ein fiktives Projekt zur Erstellung einer Webpäsenz für Ihren Kunden durchführen, das Beispiel lässt sich aber auch leicht auf andere Projektarten übertragen.
Mitarbeiterdaten hinterlegen und Benutzerrechte einstellen
So können Sie im Register Mitarbeiter alle Mitarbeiter hinterlegen, die an dem Projekt beteiligt sind. Bei der Auswahl der Mitarbeiter werden dabei die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter angezeigt und auch an welchen Projekten diese gerade beteiligt sind. Damit können Sie sicher stellen, dass Sie geeignete Mitarbeit mit genügend Kapazitäten auswählen. In den Benutzerrechten des Programms können Sie zusätzlich für jeden Mitarbeiter definieren, dass er nur Projekte einsehen kann, denen er zugeordnet ist. Daneben stehen weitere Bearbeitungsrechte zur Auswahl, entsprechend den Registerseiten des Projektmoduls. Finanzielle Daten dürfen in der Regel nur vom Supervisor eingesehen werden, es sei denn, dass Sie z.B. dem Projektleiter bedingten Zugriff auf projektbezogene Umsätze geben.
Adressdaten hinterlegen
Im Register Adressen sollten Sie alle Personen auswählen, die in einem Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Automatisch zugewiesen ist natürlich der Kunde des Projektes. Weiterhin könnten Sie hier z.B. externe Lieferanten (z.B. Skripthersteller/Entwickler, Texter,…) aufnehmen. Bei Auswahl einer Adresse in diesem Register erhalten Sie auch eine Kurzübersicht zur Adresse, so dass Sie diese Daten nicht extra im Adressbuch abrufen müssen.
Notizen und Dokumente – Ihre Wissensbasis zum Projekt
Der Bereich Notizen erlaubt Ihnen wiederum alles an Informationen und Gedanken zu erfassen, die für Sie und das Projekt wichtig sind, z.B. Zugangsdaten für einen Webserver, auf dem die Kundenwebpräsenz gelistet werden soll, SEO-Tipps, HTML/CSS – Fragmente, Informationen, die Sie vom Kunden erhalten haben, Texte, und und und… die Anzahl der hinterlegbaren Notizen ist nicht beschränkt. Dokumente nimmt alle projektbezogenen Ein- und Ausgänge an Dokumenten auf, dies kann z.B. Ihr Angebot zur Erstellung der Webpräsenz sein, Texte, die Sie vom Kunden erhalten, Grafikdateien und mehr.
Risiken und Meilensteine
Naturgemäß und leider unvermeidbar hat jedes Projekt auch seine Risiken. Daneben gibt es natürlich immer wichtige markante Zwischenschritte, die erreicht werden müssen, z.B. der Abgabetermin für einen Layoutentwurf.
Risiken und Meilensteine definieren potentielle Risiken, die beim Bewältigen des Projektes auftreten können und Zielpunkte, die Sie erreichen möchten bzw. müssen, z.B. ein Abgabetermin für ein Layout. Ein mögliches Risiko wäre z.B., dass Sie einen Spezialisten beauftragt haben eine besondere Schriftart zu entwerfen und es besteht die Gefahr das der Spezialist die Schrift so spät fertigstellt, dass der Präsentationstermin Ihrer Layoutentwürfe in Gefahr ist oder die Layoutentwürfe nicht so vorgestellt werden können wie vorgesehen.
Journalbuch: Ihre Kontakthistorie zum Projekt
Zusätzlich bietet Veox Shine Ihnen die Möglichkeit Journaleinträge zu hinterlegen: haben Sie z.B. einen Journaleintrag erfasst, der wiedergibt, dass Korrektur 1 des Layoutentwurfes per E-mail zugestellt worden ist und haben Sie diesen Journaleintrag mit dem Projekt verbunden, so können Sie diesen Eintrag hier einsehen, so dass die projektbezogene Journalhistorie immer schnell abrufbar ist. Möglich ist z.B. dass ein Mitarbeiter des Kunden Sie anruft und Sie nach der Korrektur fragt. Rufen Sie in diesem Fall einfach die Journalhistorie auf, so dass Sie dem Mitarbeiter mitteilen können, wann der Entwurf zugestellt worden ist und wem (im Rahmen von Journaleintragserfassungen können Sie diese dem Projekt zuordnen und auch Ansprechpartnern von Firmenadressen, also in diesem Fall einem Ansprechpartner der Brecht AG)
Meetings während der Projektumsetzung
Ein interessantes Zusatzmodul bei der Durchführung Ihrer Projekte ist übrigens das Meetingmodul. Dieses ermöglicht Ihnen Termin und Räumlichkeit anzugeben und festzuhalten, wer teilnimmt, was besprochen worden ist (Protokoll), und was entschieden worden ist (Entscheidungen).
Ein Meetingeintrag kann dabei mit einem Projekt und Task verbunden werden. Alle abgehaltenen (und eingetragenen) Meetings werden im entsprechenden Register des Projektmoduls aufgelistet.
Ideenmanagement:
Das Ideenmodul ist zwar nicht direkt mit dem Projektmodul verbunden kann Ihnen aber z.B. im Rahmen eines Brainstormings zur Seite stehen. Sie können hier alle eingebrachten Ideen erfassen und auch durch Mitarbeiter bewerten lassen, so dass Sie – zumindest im Rahmen einer demokratischen Entscheidung – nur die Ideen berücksichtigen und in Ihr Projekt einfließen lassen, die auch mehrheitsfähig sind.
Veox Shine bietet auch über das eigentliche Projektmodul hinaus vielfältige Möglichkeiten die verschiedensten Daten und Ereignisse, die bei einer Projektdurchführung auftreten können, miteinander zu verknüpfen, so dass Sie das Programm sowohl als Informationswerkzeug verwenden können als auch als Kreativtool im Rahmen Ihrer Arbeit.
Der nächste Abschnitt unserer kleinen Serie “Projekt durchführen mit Veox Shine” befasst sich dann mit den Basisbausteinen Ihrer täglichen Arbeit: also den Aufgaben, die täglich durchgeführt werden müssen.
(translated by Google)