Kapitel II.  Kundenadresse  und relevante Daten einpflegen

Ein Auftrag ist in der Regel mit einem Kunden verbunden. Diesem Kunden werden wiederum eine Adresse, Telefonnummer etc.hinterlegtt, verbunden.  Den Auftraggeber für den fiktiven Auftrag legen Sie hierzu im Adressbuch an.

Detaillierte Informationen wie Sie Adressgruppen, virtuelle Gruppen und Adressen anlegen können entnehmen Sie der Online-Hilfe.

Kurzgefasst: Adressgruppe anlegen

Zunächst wechseln Sie in der Navigationsbar links zu „Adressen“, markieren Sie dann den obersten Eintrag  „Meine Kontakte“ – klicken Sie dann auf das gelbe Ordnersymbol  so können Sie in einem kleinen Dialog der neuen Adressgruppe einen Namen eingeben. Hier wählen wir einfach “Kunden”, markieren Sie nun diese neue Adressgruppe, so ändert sich die Ansicht im Adressbuch. Sie erhalten die Gruppenübersicht, natürlich enthält diese noch keine Adressen, dies gilt es zu ändern durch Auswahl von “Eine neue Firmenadresse hinzufügen“.  Wählen Sie diese Option, so gelangen Sie zur Adressmaske. Geben Sie hier alle kundenrelevanten Daten ein und klicken Sie speichern.  Ihr Kunde (im Beispiel die „Brecht AG“ wird nun angelegt, der Adressgruppe „Kunden“ zugeordnet und in der Baumstruktur unterhalb von Kundenangezeigt.  Besonders empfehlenswert neben den Kerndaten wie Adresse, E-mail, Telefon ist auch die Vergabe einer Kundennummer und die Zuweisung des betreuenden Mitarbeiters. Nützlich ist auch die Zuweisung des Projekt- oder Kundenverzeichnisses auf Ihrer Festplatte. Sie können dann mit einem Klick im Programm dieses Verzeichnis öffnen ohne mit dem Windows Explorer navigieren zu müssen.

Einmal angelegt können Sie dieser Adresse

• verschiedene Ansprechpartner zuordnen, interessant vor allem bei größeren Firmenkunden, bei denen Sie unter Umständen mit verschiedenen Ansprechpartnern in Kontakt treten müssen. Im gegebenen Beispiel könnte dies z.B. die Adresses des Webhosters sein, oder des zuständigen Ansprechpartners für Ihr Projekt.
• Dokumente hinterlegen, diese können Sie trennen nach Ein- und Ausgang. Es bleibt dabei Ihnen überlassen, ob Sie Dokumente sowohl dem Kunden als auch dem Projekt zuordnen möchten. Beides ist möglich.  Beispiele sind Ausgangsrechnung, Ihr Angebot, zugestellte Kundentexte, Bildmaterial…
• Journaleinträge (Kontakthistorie) zuordnen, wie z.B. Telefongespräche, Versand von Briefen/Mails, Kundentreffen. Vorteil : Sie können jederzeit nachvollziehen, wann was mit dem Kunden besprochen oder ausgetauscht worden ist. Insbeondere nützlich, wenn es z.B, mal zu einem Konflikt mit dem Kunden kommen sollte. Für Meetings käme als Ergänzung auch die  Nutzung des Meetingmoduls in Frage, um alles Besprochene sowie getroffene Entscheidungen zu protokollieren.
• Aufgaben: Im Rahmen des Entwicklungsprozesses fallen täglich Aufgaben an, legen Sie eine neue Aufgabe an, so können Sie diese dem Kunden sowie dem Projekt zugewiesen. Über dieses Register (und an anderen Stellen des Programms) haben Sie Einsicht über alle zugeordneten Aufgaben.
• Beschwerden: nicht erwünscht, aber mitunter gehen auch Beschwerden ein. Eingegangene Beschwerden können Sie unter anderem auf der gleichnamigen Registerseite der Firmenadresse erfassen. Durch das Aufzeichnen von Lösungswegen ergibt sich dabei auch mit der Zeit eine Wissensbasis, die Ihnen einen effektiveren Umgang mit Beschwerden ermöglicht, was einerseits Ihren Zeitaufwand verringert, andererseits aber auch die Kundenzufriedenheit erhöht. Ein Beispiel für eine Beschwerde könnte z.B. die Nichtumsetzung einer Anforderung des Kunden an das Layout sein.
• Notizen: unverzichtbar, hier können Sie alle freien Gedanken, Informations – Schnipsel ablegen, die im Zusammenhang mit dem Kunden stehen. Bei projektspezifischen Notizen ist die Ablage im Notizregister eines Projektes vorzuziehen. Projektübergreifende Notizen sollten Sie eher im Adressbuch dem Kunden zuweisen. Beim Beispiel eines Webdesign – Auftrages könnten dies z.B. Zugangsdaten für den Webhost des Kunden sein.
• Im Profilregister stehen Ihnen weitere Zuordnungsmöglichkeiten wie z.B. die Umsatzerfassung zur Verfügung.

Nach erfolgreichen Abschluss des Projektes erhalten Sie (hoffentlich) eine Zahlung. Umsätze können dabei sowohl dem Kunden als auch dem Projekt zugeordnet werden. Dadurch ergibt sich mit der Zeit eine Auswertung

• welche Projekte wie profitabel waren
• welche Kunden wie viel zum Umsatz beigetragen haben.

Wiederum erhöhen Sie durch konsequente Nutzung des Programms Ihren Wissensstand, um sich auf besonders attraktive Kunden und Märkte zu konzentrieren und um kosten- und zeitintensive Projekte zu vermeiden. Gleichzeitig erhalten Sie eine umfassende Historie über alles, was sich im Rahmen eines Projektes im Zusammenhang mit dem Kunden ereignet hat, von Telefongesprächen über Meetings bis hin zu Beschwerden. Und durch die Möglichkeit umfangreiche Notizen anzulegen, steht alles Wissenswerte über den Kunden auch schnell zur Verfügung.