Veox Shine bietet einige Möglichkeiten, wie das Programm eingesetzt werden kann und der eine oder andere Interessent bzw. Anwender  ist sich vielleicht gar nicht bewusst, welche Möglichkeiten es gibt.

Auch ist der Einsatz des Programms bei unseren Anwendern sehr unterschiedlich, während für den einen das Adressbuch im Vordergrund steht, ist es für den anderen die Projektverwaltung oder die Zeiterfassung.

Grundsätzlich gilt hier immer: es gibt keinen zwingenden Grund alle Module einzusetzen, aber es ist gut, wenn Sie da sind, wenn man sie vielleicht doch mal braucht. Andererseits ist es schade, dass manche Module vielleicht nicht eingesetzt werden, weil man sich nicht im klaren ist, wie man diese zum Vorteil für sich selber nutzen könnte.

Wie bei allen Programmen, bei denen Daten erfasst werden, was wiederum Voraussetzung für die Analyse zur Informationsgewinnung ist, so gilt auch für Veox Shine, dass eine gewisse Disziplin notwendig ist. Früher muss ich mich selber zu den Anwendern zählen, die dieser Disziplin nicht immer gefolgt sind, was durchaus Nachteile hatte. Es hat einige Zeit gebraucht bis die Erkenntnis da war, dass der konsequente Einsatz des Programms und Disziplin erhebliche Vorteile bietet, die den Zeitaufwand der Datenpflege weit überwiegen.

Veox Shine bzw. besser gesagt sein Vorläufer Veox Projekt wurde von uns ursprünglich zum Eigenbedarf entwickelt, weil wir ein Programm benötigten, welches im wesentlichen die Module beinhaltete, wie Sie Veox Shine heute hat. Andererseits gab es einfach kein Programm, welche diese so anbot, wie wir dies benötigten.

Viele Programme waren einfach zu kompliziert, gleichzeitig fehlte es aber an einfachsten Dingen, wie ein Adressbuch, dass man benutzen kann… die meisten Programme deckten auch nicht den Umfang ab, denn wir benötigen.
Aus diesem Grund haben wir Veox.Projekt ursprünglich entwickelt. Mittlerweile stellt aber der Softwarebereich unseren Schwerpunkt dar.

So, vielleicht für manchen Leser eine spannende Frage, wie die Entwickler eigentlich das Programm einsetzen:

Aufgaben:

Viele Anwender sind sicher froh, wenn Sie alle Aufgaben bis zum Feierabend abschließen können und nicht mit unerledigten Dingen starten müssen. Bei mir ist es eher so, dass ich gerne weiß, wie ich den Tag starten soll, vielleicht weil es mir einfach schwer fällt morgens zu starten. Von daher lege ich mir abends für offene Punkte oder Ideen Aufgaben an, diese liegen dann morgens in „Mein Veox“ für mich bereit, so dass sofort klar ist, was zu erledigen ist. Zur Sicherheit lasse ich mir die Aufgaben auch als Email zusenden, so dass ich garantiert nichts vergesse.

Zeiterfassung:

Auch wenn die Angebotserstellung heute für uns keine so große Rolle mehr spielt, so hat es sich doch nach einer gewissen Zeit von Vorteil erwiesen, Zeitaufwendungen zu protokollieren – und dies möglichst genau und auch dann, wenn dies vielleicht für die Abrechnung keine Rolle spielt.

Dies ermöglicht uns besser abzuschätzen, welche Aufwendungen typischerweise bei bestimmten Aufgaben anfallen. D.h. Angebote können schneller erstellt werden (Zeitersparnis) und genauer. Nichts ist ärgerlicher als eine Fehleinschätzung hier: hat man zu viel geschätzt besteht das Risiko einen Auftrag zu verlieren, hat man zu wenig geschätzt, so besteht die Gefahr eines finanziellen Verlustes, da es ja nicht einfach ist, dem Kunden hinterher zu vermitteln, dass die Aufwendungen doch größer sind.

Die Zeiterfassung stellt also nicht nur ein Abrechnungsinstrument dar, sondern auch eine Wissensbasis.

Journal:

Der Einsatz des Journals hat den erheblichen Vorteil, dass man weiß, wann man etwas gemacht hat.  D.h. statt herumzusuchen (in Emails, Textdateien, Klebezettel, im eigenen Kopf oder dem der Mitarbeiter) hat man schnell alle Informationen zur Hand. Auch dies bietet dem Anwender Zeitersparnis, erhöht aber auch die Kompetenzwirkung dem Geschäftspartner gegenüber.

Projekte:

Der Einsatz des Projektmoduls bietet uns vor allem Strukturierung aller laufenden Projekte. Wichtige Dokumente, Notizen usw. können diesen dann gezielt zugewiesen werden. Dies erleichtert nicht nur die Suche nach Informationen, sondern macht auch viele Prozesse klarer. Nicht zuletzt bewahrt es auch manche gute Idee vor dem Vergessen.

Beschwerden:

Leider ist es so, dass auch wir nicht ganz perfekt sind. Von daher gehen natürlich auch mal Beschwerden ein, oder auch  Hinweise bzw. Verbesserungsvorschläge. Diese erfassen wir im Beschwerdemodul, so dass alle in einem einheitlichen Modul zusammengefasst sind statt verstreut über diverse Emails.

Notizen:

Notizen stellen natürlich ein klasse Tool dar, um z.B. Codesnippets, interessante Artikel und vieles mehr abzulegen. Für mich als Programmierer absolut unverzichtbar.

Adressmodul:

Natürlich absolut notwendig, besonders die Möglichkeit Notizen abzulegen ist hierbei sehr hilfreich, bietet es doch eine enorme Zeitersparnis und vor allem gehen Informationen nicht verloren. Aber auch die Journalfunktion (z.B. wann haben wir Lizenzdaten zugestellt) ist sehr hilfreich für uns.

Mitunter gibt es natürlich auch Anforderungen, die so namentlich nicht im Programm benannt sind, weil es natürlich nicht möglich ist, alle eventuellen (zukünftigen) Anforderungen sowohl von uns als auch von unseren Anwendern zu kennen. Aber auch hier gibt es meist eine Lösung, sofern man die Benennung von Modulen oder Begriffen nicht zu wörtlich nimmt, etwas Phantasie walten lässt und auch mal ein Modul zweckentfremdet.

Natürlich gibt es immer noch Sachen die man erweitern kann, was man ausbauen kann – aber dafür gibt es ja Updates und unsere Liste ist lang…

Ihr Veox Team